Beskrivning av handlingarnas offentlighet

 

Enligt § 28 i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (906/2019) ska enheten för informationshantering upprätthålla en beskrivning av sina datalager och ärenderegister.  Beskrivningens ändamål är att förverkliga offentlighetslagen. Beskrivningen omnämns i beskrivning av handlingarnas offentlighet.

Beskrivning av handlingarnas offentlighet är ett sätt att hjälpa medborgare individualisera sina begäran rätt om att få ta del av innehållet i en handling. Enligt offentlighetslagen ska en begäran om att få ta del av inne­hållet i en myndighetshandling individualiseras tillräckligt noggrant så att myndigheten ska kunna utreda vilken handling den avser (lag om offentlighet i myndigheternas verk­samhet (621/1999), 13 §).

Myndigheten ska bistå den som begär en handling vid individu­aliseringen av den. Med hjälp av beskrivningen av handlingars offentlig redogör myndig­heten också för i vilken omfattning den behandlar information i anslutning till tjänstepro­duktion eller ärendebehandling. Möjligheten att få information om myndighetens infor­mationslager bidrar till öppenheten inom förvaltningen.

(Källa: Finansministeriets publikationer 2020:36 sidan 8)

 

Kronoby kommuns informationshantering och ärenderegister

Kronoby kommuns informationshantering och ärenderegister är en logisk helhet som innehåller metadata om ärenden och information som hanteras (metadata beskriver handlingarnas struktur, innehåll samt möjliggör sökning och identifiering). Ärenderegistret är ett register över inledda ärenden och deras behandlingsskeden med avslutande dokument och handlingar som hänför sig till dem. Uppgifter som hör till ärenderegistret finns i Kronoby kommuns ärendehanteringssystem, kommunens övriga it-system och register samt i form av pappershandlingar.

 

Informationsbegäran om offentliga handlingar

Enligt lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) har alla rätt att ta del av myndigheternas offentliga handlingar. Informationsbegäranden om Kronoby kommuns handlingar lämnas direkt till den ansvariga tjänsteinnehavaren eller sektorn. Se Kronoby kommuns dataregisterbeskrivningar för mera information om registren och dess ansvarspersoner

Beroende på dokument- och informationstyp kan uppgifterna lämnas ut antingen elektroniskt, per telefon, i pappersformat eller så kan man bekanta sig med handlingarna på plats.

En begäran om information som gäller Kronoby kommuns handlingar ska individualiseras tillräckligt noggrant så att det framgår vilken eller vilka handlingar den avser. Möjliga sökkriterier är namn på ett ärende, ett projekt, ett företag, en organisation eller en person, ärende-/diarienummer samt tidpunkt

Om begäran gäller en offentlig handling behöver den inte motiveras och den som begär informationen behöver inte heller uppge för vilket ändamål informationen skall användas.

När informationen som begärs är en sekretessbelagd handling, som endast kan utlämnas under vissa förutsättningar, skall den som begär handlingen kunna uppge informationens användningsändamål och bestyrka sin identitet. Kommunen kan även begära ytterligare information om sådan behövs.

 

Tidsfrister för behandling av informationsbegäranden

Information om offentliga handlingar ska lämnas ut så snabbt som möjligt, senast inom 2 veckor från inlämnandet av begäran. Om handlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller mer arbete än vanligt, lämnas informationen ut enligt överenskommelse.

 

Kronoby kommuns informationslager och informationssystem

Med informationslager avses en uppsättning av informationsmaterial som används för en myndighets uppgifter eller övriga verksamhet.  Kronoby kommuns informationslager är en helhet bestående av informationssystemen samt den logiska och fysiska lagringen, som i Kronobys fall kan vara t.ex. databas eller annan elektronisk resurs. I dessa informationslager och informationssystem sparas såväl personuppgifter som berörs av GDPR, som övrig data och information som hanteras av Kronoby kommun i sin myndighetsuppgift och myndighetstjänst.

Kronoby kommun administrerar ett antal olika informationslager och –system, av vilka de mest väsentliga beskrivs sektorsvis nedan. Vid beskrivningen används kommunens (interna) datahanteringsmodell som grund.

 

Ekonomi och allmänna förvaltningen:

Kommunens förvaltning handhar uppgifter som hänför sig till dokument- och datahantering inom de olika sektorerna samt till administration och styrning av stödtjänster (t.ex. ICT-tjänster, personförvaltning och ekonomiförvaltningen). Till de viktigaste handlingarna som Ekonomi och allmänna förvaltningen producerar hör bl.a:

  • Protokoll och handlingar som hänför sig till beredningar och verkställigheten inom förvaltningen och administrationen (t.ex. kommunstyrelsens och fullmäktiges beslut
  • Handlingar som hänför sig till ekonomiförvaltningen
  • Handlingar som hänför sig löneadministration och ärendehantering som berör personaladministrationen

Till detta används bl.a. följande informationssystem:

  • Ärendehanteringssystem (Tweb)
  • HR-system (Abilita PA)
  • Befolkningsregister (Abilita)
  • Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering, bankförbindelse (Unit4, Abilita EK, Ablita AT, Basware)

Tekniska sektorn:

Kronobys tekniska sektor handhar uppgifter som hänför sig till handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter. Till de viktigaste handlingarna som Tekniska sektorn producerar hör bl.a:

  • Protokoll och handlingar som hänför sig till planläggning
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till tillstånd
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till byggande
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till köp och försäljning av mark och tomter
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till fastigheter och områden

Till detta används bl.a. följande informationssystem:

  • Ärendehanteringssystem (Tweb)
  • HR-system (Abilita PA)
  • Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering (Unit4, Abilita EK, Abilita AT)
  • Befolkningsregister (Abilita)
  • CGI Kuntanet
  • Mirasys kameraövervakning
  • M-files dokumenthantering
  • ArcGIS

Bildningssektorn (+ kultur och fritid)

Kronobys bildningssektor handhar uppgifter som hänför sig till handläggning av ärenden som gäller skötsel av lagstadgade uppgifter. Till de viktigaste handlingarna som bildningssektorn producerar hör bl.a:

  • Protokoll och handlingar som hänför sig till elev- och studerande administration
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till småbarnspedagogiken (avgifter och fakturering)
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till bibliotekets verksamhet (utlåning, avgifter och statistik)
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till fria utbildningen (MI)
  • Protokoll och handlingar som hänför sig till bidragsansökningar (Kultur, Idrott och fritid)
  • Handlingar som hänför sig till bokningar av utrymmen (fakturering)

Till detta används bl.a. följande informationssystem:

  • Ärendehanteringssystem (Tweb)
  • HR-system (Ablita PA)
  • Ekonomiförvaltningens system för bokföring, anläggningstillgångar, fakturering (Unit4, Abilita EK, Abilita AT)
  • Befolkningsregister (Abilita)
  • Abilita dagvård
  • Päikky
  • Kurre, Primus och Wilma
  • Aura
  • Hellevi
  • Titania
  • E-bokning

 

Öppen tillgång till datamaterial med hjälp av teknisk gränsyta

Inget av Kronoby kommuns datamaterial finns öppet tillgängligt med genom teknisk gränsyta.